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Gestión, desarrollo y simplificación documental de la acción preventiva en la empresa

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El sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales es la parte del sistema general de gestión de la empresa que define la política de prevención y que incluye la estructura organizativa, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para llevar a cabo dicha política.

Como en cualquier sistema que gestiona y desarrolla una actividad empresarial, el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales deberá estar correctamente documentado. Por esta razón, el Gabinete Técnico de PRL de la CREEX va a focalizar una de sus actuaciones del año 2017, en la gestión de la PRL de forma simplicada en las microempresas de nuesta región.

Tener un sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales completo y bien documentado permitirá desarrollar de manera correcta las diferentes actividades preventivas, además de controlar su eficacia. Igualmente se podrán baremar los resultados para comprobar la consecución de los objetivos marcados, fundamentando así el proceso de mejora continua que debe existir en toda entidad empresarial.

Como todo sistema de gestión empresarial, la prevención ha de desarrollarse según establece el artículo 14.2 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, como una acción permanente de mejora, aplicando secuencialmente cuatro etapas clave.

  1. La planificación de la acción preventiva, fruto de la evaluación de riesgos, lo que representa fijar los objetivos y el programa anual de trabajo adecuando la organización y los medios necesarios para alcanzar el éxito esperado.
    2. La ejecución del conjunto de acciones planificadas, lo que conlleva la implantación gradual de una serie de procedimientos de actuación con las acciones formativas pertinentes.
    3. La medición y control de lo realizado evaluando sus resultados así como la calidad de las actuaciones desarrolladas.
    4. La adopción de las acciones de mejora del sistema.

La documentación debe ser estrictamente la necesaria y debe ser gestionada de la forma más sencilla y práctica posible a fin de no caer en trámites burocráticos de dudosa eficacia por el tiempo que requieren o por su baja utilidad.

El artículo 16.2 bis de la Ley 31/1995 establece que las empresas, en atención al número de trabajadores y a la naturaleza y peligrosidad de las actividades realizadas, podrán realizar el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva de forma simplificada, siempre que ello no suponga una reducción del nivel de protección de la seguridad y salud de los trabajadores y en los términos que reglamentariamente se determinen. Esta afirmación se desarrolla en el artículo 2.4 del Real Decreto 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención que dice que las empresas de hasta 50 trabajadores que no desarrollen actividades del anexo I podrán reflejar en un único documento el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva. Este documento será de extensión reducida y fácil comprensión, deberá estar plenamente adaptado a la actividad y tamaño de la empresa y establecerá las medidas operativas pertinentes para realizar la integración de la prevención en la actividad de la empresa, los puestos de trabajo con riesgo y las medidas concretas para evitarlos o reducirlos, jerarquizadas en función del nivel de riesgos, así como el plazo para su ejecución.

En el documento para la gestión y desarrollo de la acción preventiva en la empresa y la simplificación documental, haremos especial mención a las empresas definidas en el párrafo anterior, ya que se trata de la inmensa mayoría de empresas que conforman el tejido empresarial extremeño.

La documentación no debe tener como objetivo fundamental justificar, sino más bien, alentar el desarrollo del sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales, ya que no sólo se debe cumplir con la exigencia legal, sino que se ha de disponer de un mecanismo que facilite el aprendizaje de quienes están implicados en la acción preventiva y que permita el desarrollo de un proceso de seguimiento y evaluación, que será decisivo en toda acción de mejora que se pretenda llevar a cabo.

Como hemos dicho anteriormente es primordial no caer en una burocratización del sistema. No debemos olvidar que los procedimientos son solo una herramienta de trabajo útil pero no suficiente. La prevención de riesgos laborales para ser efectiva ha de basarse en el compromiso de la dirección y en la confianza de todos los miembros de la organización, al tomar conciencia y comprobar que cumpliendo con la legalidad, también se están reduciendo costes considerables y se está generando eficiencia y valor en la actividad empresarial.

Con este documento para la gestión, desarrollo y simplificación documental de la acción preventiva en la empresa, pretendemos crear una herramienta que permita al empresario su consulta de modo que consiga descubrir aquellos puntos en los que es posible la mejora de su sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales, igualmente permitirá a aquellos nuevos empresarios disponer de un libro de consulta que simplifique la puesta en marcha de su sistema gestión de la prevención de riesgos laborales, tratando de eliminar aquellas dudas que le puedan surgir durante cualquier procedimiento que deba realizarse en el ámbito de la prevención de riesgos laborales.

 

 

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